Trong môi trường làm việc trực tuyến và linh hoạt ngày nay, Notion đã trở thành “bộ não thứ hai” của hàng triệu đội nhóm trên toàn cầu. Tuy nhiên, nếu không có một cấu trúc sắp xếp hợp lý, không gian làm việc của bạn sẽ rất dễ biến thành một bãi rác thông tin lộn xộn.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn tối ưu hóa Notion cho công việc và dự án nhóm.
1. Sử dụng mô hình Wiki tập trung
Đừng tạo quá nhiều trang con độc lập. Thay vào đó, hãy thiết lập một trang chủ duy nhất hoạt động như một thư viện thông tin trung tâm (Wiki):
- Trang Tài liệu chung: Quy định làm việc, cẩm nang nhân sự mới, và các tài khoản công cụ chung.
- Trang Dự án (Projects): Nơi theo dõi tiến độ các đầu việc hiện tại.
- Trang Tài nguyên (Resources): Nơi lưu trữ các tài liệu tham khảo, bài viết hay.
2. Liên kết các cơ sở dữ liệu (Relation & Rollup)
Sức mạnh lớn nhất của Notion nằm ở khả năng tạo và kết nối các cơ sở dữ liệu (Database). Bạn có thể:
- Tạo một database về Dự án và liên kết nó với một database về Nhiệm vụ (Tasks) con.
- Sử dụng thuộc tính Relation để biết nhiệm vụ nào thuộc dự án nào.
- Sử dụng thuộc tính Rollup để tự động tính toán phần trăm tiến độ hoàn thành của dự án dựa trên số lượng nhiệm vụ con đã hoàn thành.
3. Ứng dụng các Notion Template có sẵn
Nếu bạn không có nhiều thời gian tự thiết kế hệ thống từ đầu, hãy tìm kiếm các mẫu template được chia sẻ từ cộng đồng Notion. Nhiều template được thiết kế cực kỳ thông minh phục vụ cho việc quản lý OKRs, Kanban board, hay lịch biên tập nội dung.
[!TIP] Nếu bạn chuẩn bị nâng cấp gói Notion Plus cho doanh nghiệp hoặc đội nhóm, hãy kiểm tra mã ưu đãi Notion tại GiftFair để nhận thêm credit sử dụng miễn phí.